Da tempo ormai, molte società informatiche, avvalendosi di consulenti esperti nel settore turistico, hanno messo a punto vari sistemi di prenotazione alberghiera che vengono chiamati Booking Engine. I software in questione, permettono di verificare le camere disponibili in tempo reale, guidano l’utente-turista in ogni click fino alla definitiva prenotazione curando dettagliatamente tutti gli aspetti del processo sia graficamente, che nella semplicità di utilizzo (User friendly).Cerchiamo di capirne il funzionamento e su come districarsi tra le varie offerte commerciali di questi prodotti. Innanzitutto c’è da chiarire che il Booking Engine, non è un programma con supporto rigido tipo cd, floppy o hard disk, ma bensì, risiede su un’area amministrativa virtuale raggiungibile da qualsiasi computer connesso ad internet. Tramite autenticazione inserendo nome utente e password, si accede all’area riservata e si procede con l’amministrazione delle varie funzioni disponibili: gestione del tipo di camere e relativa disponibilità, prezzi delle singole sistemazioni, gestione dei supplementi, minimum stay, configurare la disponibilità istantanea e quella su richiesta. Il Booking Engine verrà istallato sul proprio sito internet attraverso il codice html generato dalla software house e comunicato al proprio webmaster di fiducia. Questa semplice operazione permetterà da subito la creazione del prodotto vero e proprio e l’ utilizzo immediato dall’utente che vuole effettuare una prenotazione.

L’ avvalersi dell’utilizzo di un Booking Engine, è il primo passo da compiere per cominciare il processo di disintermediazione. Ma, prima di
procedere alla scelta del tipo che fa al caso nostro, bisogna tenere conto di alcuni aspetti fondamentali. Innanzitutto c’è da verificare, attraverso il proprio programma di statistica accessi, quante visite targhettizzate riceve il proprio sito internet. Quanta popolarità e quanto page rank ha sui vari motori di ricerca, quanti link spontanei (inbound) puntanto al sito e, aspetto non meno importante, che margine di crescita può avere, in termini di incremento del numero di visitatori. Una volta fatte le dovute considerazioni, si passerà a scegliere il prodotto che meglio soddisferà le nostre esigenze. Dal punto di vista economico, i BE ( booking engine) vengono commercializzati fondamentalmente con due formule diverse: la prima è pagare il canone di mantenimento di tipo mensile o annuale, oltre alle spese di istallazione da pagare una tantum; soluzione ideale per chi riceve un numero discreto di visitatori dal proprio sito internet. La seconda formula è su base commissioni ma senza canone di mantenimento, normalmente la precentuale oscilla da un minimo del 3% ad un massimo del 10% sulle prenotazioni effettuate dal proprio sito internet, oltre ovviamente alle spese di istallazione da corrispondere una tantum. Questa soluzione è particolarmente vantaggiosa per i siti internet di alberghi in apertura o che hanno da poco realizzato il proprio sito e che non ricevono ovvamente un numero di visitatori sufficienti tali da generare Room night.

Dal punto di vista funzionale invece, c’è da analizzare a fondo tutti i vari prodotti (sono disponibili su richiesta le demo) e scegliere quello che permetterà di esprimere al meglio il modello commerciale attuato dall’albergo.